Актуально "Настрой свой бизнес!"

Бурный рост экономики порождает огромный спрос на автомобильные перевозки. Однако, чтобы эффективно работать в этом секторе услуг, необходимо не только иметь парк различных автомобилей и квалифицированный персонал, но и уметь грамотно управлять бизнесом.

Все, кто серьёзно относится к своему делу, рано или поздно сталкиваются с необходимостью поднять эффективность бизнеса – автоматизировать некоторые сферы деятельности своего предприятия. И тут возникает вопрос: как это сделать? Впрочем, не так уж важно, чем занимается ваша фирма: перевозками, складскими или сервисными услугами, продажей смазочных материалов, спецтехники или запасных частей к ней, оформлением таможенных деклараций или другим видом деятельности. В любом случае для эффективного развития бизнеса вам потребуется автоматизировать часть процессов и сфер посредством определённых видов программных продуктов. В этом номере журнала мы уделим максимум внимания вопросам автоматизации мелких и средних компаний. Почему именно им? Дело в том, что для крупных предприятий существует масса отлаженных, опробованных, готовых систем автоматизации, в то время как для мелких и средних компаний рынок этих программных продуктов не развит.

 Бесспорно, мелкий и средний бизнес (который, кстати, составляет костяк экономики многих стран) используют псевдоинтегрированные решения на базе различных программных продуктов и систем автоматизации конкретных сфер деятельности. Однако эффективность работы таких решений и возможность их дальнейшей модернизации оставляет желать лучшего. В то время как крупные компании имеют финансовую возможность содержать свой штат отдела IT (Information Technologies), мелким и средним фирмам это не по карману. Но иного пути – автоматизации бизнеса – попросту нет. Поэтому данный материал посвящается тем компаниям, которые не могут позволить себе содержать в штате сотрудников IT-отдела, но стремятся автоматизировать работу своего автотранспортного предприятия. Он также адресован и тем бизнесменам, которые имеют некое подобие IT-отдела, обслуживающего готовое программное обеспечение, но не в состоянии поднимать средние по уровню проекты, автоматизируя компанию как таковую. Ведь для последнего необходимо, чтобы у сотрудников был опыт не только постановки сложных задач, но и их реализации.

Для начала разберемся, о каких именно задачах идёт речь. Оказывается, о великом их множестве.

Взять хотя бы грузоперевозки и складское хозяйство. Именно здесь, не зная отрасли, для которой разрабатывается то или иное программное обеспечение, невозможно создать реально работающий продукт. Бесспорно, для автоматизации тех или иных сфер деятельности предприятия на рынке предлагаются готовые и хорошо зарекомендовавшие себя в работе базовые системы, которые и модернизируются под конкретные запросы предприятия. Одно из главенствующих мест среди них, как бы ни избито это звучало, занимает комплекс программ «1С: Предприятие» версий 7.7 и 8.0. Конечно, есть и не менее популярные системы дополнительного программного обеспечения, автоматизирующие те же самые области, что и «1С», и пересекающиеся с ними в части функционала. Однако мы не намерены определять слабые и сильные стороны каждого программного продукта: об этом многократно писалось в различных профильных изданиях. Обозначим лишь один, весомый для нас плюс системы «1С: Предприятие». Он заключается в открытости системы, то есть возможности для сотрудников IT-отдела конфигурировать базовую систему под нужды пользователя, подстраивать её под себя. Ещё раз подчеркнём, что они обязаны видеть прикладную задачу целиком. В противном случае ничего хорошего из этой модернизации не получится: любое неправильное действие может нанести системе непоправимый вред, сделав невозможным её дальнейшую модернизацию, интеграцию с другими системами программного обеспечения, лишив возможности обновления под изменившуюся нормативную базу!

А в чём, собственно говоря, проблема? Почему я должен модернизировать готовую и отлаженную систему, а не пользоваться её стандартной версией? Ведь купить, установить и научиться пользоваться стандартной версией может практически каждый, кто владеет компьютером. Да и дешёвых, пиратских копий того же «1С» пруд пруди! Но не всё так просто.

Во-первых, использование нелицензированного ПО (пиратской копии) может привести к краху всей системы – необратимым последствиям с потерей данных. Да и проблем с налоговой инспекцией в этой ситуации вам не избежать. Кроме того, сегодня развёрнуты и набирают обороты антипиратские мероприятия, в которых участвуют такие киты, как «Майкрософт», «Лаборатория Касперского» и целое содружество разработчиков. Во-вторых, тот же самый бухгалтер, покупая базовую систему, получает некий «коробочный вариант», соответствующий текущему законодательству (бухгалтерский, зарплатный, кадровый учёт). Но и этого недостаточно! Существуют дополнительные прикладные области, которые частенько пользователи путают с бухгалтерским учётом. Например, учет управленческий. Для эффективного управления предприятием руководителю важно получать отчеты по компании с аналитикой, отличной от той, которая предполагается Минфином к использованию в плане счетов организации или предприятия конкретной отрасли. Как вариант, отчётность по системе внутреннего бюджетирования или с учётом отраслевой специфики. Управление складом, учёт ГСМ – всё это отсутствует в типовых решениях. Кое-что из вышеназванного присутствует в отраслевых разработках, но и их необходимо грамотно адаптировать для конкретного предприятия. А это – задача сложная!

Итак, как нам оптимизировать работу автотранспортного предприятия, чтобы извлекать максимальную прибыль и в любой экономической обстановке удерживать свои позиции на рынке перевозок? Первое – иметь возможность в реальном режиме времени получать информацию о занятости финансовых ресурсов, каждой конкретной единицы подвижного состава, а также сотрудников – от водителей до грузчиков и экспедиторов. Причём вся эта информация должна иметь возможность трансформироваться в некие аналитические блоки, которые и позволят руководителю отслеживать динамику роста и падения прибыли предприятия. Увы, как мы уже упоминали вскользь ранее, использовать для управленческого учёта стандартные бухгалтерские программы невозможно! Ведь бухгалтерия не отражает текущего состояния дел, а выдаёт только конечный результат.

Разумеется, этого недостаточно, чтобы грамотно вести такой бизнес, как грузоперевозки. Нам важно в любой момент времени точно знать, какой груз, на какой машине и какому клиенту доставляется. При этом руководитель должен видеть, была ли внесена предоплата за грузоперевозки и в каком размере, какие были заключены договорённости о сроках доставки. Это всё имеет прямое отношение к планированию текущего бюджета предприятия. Автоматизация такого учёта деятельности автотранспортного предприятия позволяет оперативно вести учёт расхода ГСМ на каждый автомобиль, с учётом маршрута, загрузки и даже времени суток. Мало того, собранная системой статистика позволит чётко выделять прибыльные и убыточные маршруты, причём первые можно дополнительно разбить по степени рентабельности, в зависимости от времени суток и даже дня недели. Ведь не секрет, что загрузка автомобильных магистралей больших городов напрямую зависит от этих факторов.

Статистические данные о расходе топлива на преодоление того или иного пути (маршрута) позволят выявить факты воровства топлива и приписывания пробега. Последнее весьма актуально в условиях постоянного роста стоимости энергоносителей. Так, может быть, стоит и здесь снизить затраты?! Мало того, имея такую гибкую систему автоматизации учёта перевозок, вы можете варьировать стоимость услуг на доставку грузов, получая максимальную прибыль и в то же время имея возможность конкурировать с другими перевозчиками. Причём рентабельность и прибыльность одного и того же маршрута может различаться для разных типов транспортных средств. Статистика подскажет, какой из автомобилей (грузоподъёмность, бензиновый/дизельный) вам лучше использовать на том или ином маршруте. Благодаря оперативному доступу к информации о состоянии дел вы можете корректировать время исполнения заказа, приобретая тем самым доверие клиентов.

Существует ещё масса интересных и неохваченных проблем: настройка информационного обмена с удалёнными складами, взаимодействие клиента с сайтом компании и автоматическая загрузка результата в информационную базу поставщика, а также много иных задач, для реализации которых необходимо модернизировать стандартный программный пакет. Суть одна: всё это должно свестись к возможности руководства компаний получать информацию для принятия управленческих решений. Этим и занимаются профессионалы, владеющие исчерпывающими знаниями о возможностях стандартной системы. Ведь очень часто никаких программных продуктов добавлять к базовому программному обеспечению не требуется. Нередко задача решается обыкновенными настройками! Если же бездумно писать, дорабатывать систему, она станет громоздкой, что приведёт к снижению её эффективности вследствие замедления скорости работы, невозможности корректного её обновления и проблем с документацией. Всё это происходит, когда у сотрудников, занимающихся разработкой, не хватает квалификации и знаний по базовой системе.

Приведу пример. В ходе модернизации системы на одной из фирм были добавлены изменения, решающие задачу расширенного ввода информации по запросу конкретного сотрудника компании. Тогда как на самом деле такая возможность была предусмотрена типовым программным продуктом, но включалась она в настройках, о которых никто не знал. Ситуация может усугубиться и тем, что не была проведена документация всего шага модернизации и не сделана так называемая регистрация изменений. В итоге обновить такой программный продукт – большая проблема. А теперь представьте, что IT-специалист, вносивший изменения в базовое программное обеспечение, уволился и у вас на руках не осталось никаких резервных копий обновлённой программы… Это катастрофа! Так, может, лучше доверить эту работу компании, которая будет за вас производить все настройки, модернизацию и делать это таким образом, что вам не придётся потом искать концы. Грамотные специалисты составят техническое задание и предложат массу вариантов его решения и по возможности сделают всё, чтобы обойтись без дополнительного программирования. Если же для решения задачи требуются доработки, то они будут тщательно задокументированы, а все изменения – добавлены в специальный программный продукт, хранящий у пользователя (заказчика). Причём последний, имея на руках полный пакет документов, может смело менять фирму, обслуживающую его предприятие, не боясь потери данных или проблем с обновлением и модернизацией программного обеспечения.

А как выбрать компанию, которой доверить святая святых своей фирмы? Как правило, большинство предпринимателей отталкиваются от цены на услуги IT-специалистов. И здесь важно не «клюнуть» на дешевизну. Если фирма предлагает выполнить работу по низким ценам, то скорее всего в ней работают мало квалифицированные сотрудники. А когда у компании высокие цены, то это не что иное, как добавка к бренду. На какие же цены ориентироваться?

Стоимость одного часа работы специалиста колеблется от 20 до 60 долларов США. При выборе партнёра стоит придерживаться золотой середины, а именно – уровня 35-40 долларов. Это первое. Второе, на что вы должны обратить внимание, – статус компании. Например, на официальном сайте «1С» выложена вся информация об аттестованных специалистах. Также обратите внимание, как давно работает компания на рынке, какие отзывы о её деятельности. Когда же круг претендентов сузится до минимального, садитесь на телефон и говорите непосредственно со специалистами фирмы. Зондируйте почву, выясняя, сколько внедрённых решений за ними числится и в каких проектах они принимали участие. Эту информацию лучше получить непосредственно от разработчиков программного продукта, а не из сторонних источников, какими бы надёжными они ни казались. Главное – не покупайтесь на фразу: «Для нас нет ничего невозможного. Всё за ваши деньги». Любое проектирование системы начинается не с того, сколько это будет стоить, а с того, чего хочет клиент. Не полагайтесь целиком и на советы знакомых – рынок IT субъективен: кому-то сделали работу хорошо, а кто-то остался недоволен. При выборе партнёров всегда имейте под рукой официальную статистику.

В этом номере журнала мы лишь обозначили круг проблем, которые необходимо решать руководителям автотранспортных предприятий, чтобы сделать свой бизнес максимально эффективным. В следующих материалах мы приведём конкретные примеры решений сложных задач, иными словами, перейдём от теории к практике.

Семён МИРОНОВ

Автор выражает благодарность ведущему эксперту компании IT-MiX Максиму Балабанову за консультации при подготовке материала.