Логистика "Аутсорсинг – что это?"


Алексей ДОЦЕНКО,

директор ООО «Лига транс»

 

Как известно, в бюджете компаний-производителей логистические издержки составляют значительную часть, и вопрос их сокращения всегда актуален. В свою очередь, в структуре логистических издержек, как правило, доминируют транспортные расходы. Поэтому сегодня перед фирмами-производителями всё чаще возникает дилемма: обзаводиться собственным автомобильным парком и управлять им (нанимая штат водителей и административный персонал) самостоятельно либо прибегать к аутсорсингу – услугам одного или нескольких логистических провайдеров. Насколько это выгодно?

 

В 90-е гг. прошлого века крупные производители выбирали первый вариант, что было вполне адекватно ситуации: логистический рынок России тогда ещё до конца не сформировался, а крупных и надёжных операторов в области транспортной логистики не существовало, следовательно, риски передачи значительной части логистической цепочки в руки третьей стороны были весьма высоки. Однако времена меняются. К началу нынешнего столетия формирование логистического рынка в РФ завершилось, к тому же на него пришли иностранные провайдеры транспортных услуг, имеющие многолетний опыт работы в зарубежных странах; заметно выросли и укрепили свои позиции российские транспортно-экспедиторские компании. В силу этого подавляющее большинство фирм-производителей, которые в течение последних пяти лет возникли на российском рынке, с самого начала решили отказаться от приобретения собственного автомобильного парка и управления им, полностью передав транспортную логистику провайдеру.

Такое решение – результат очевидных экономических, финансовых и административных выгод аутсорсинга: при нём общие транспортные издержки снижаются до 20 %, в несколько раз сокращается необходимое количество оборотного капитала на логистику, практически отсутствуют временные затраты на управление большим коллективом водителей и диспетчеров. Но вот что делать производителям, которые уже приобрели ранее собственный подвижной состав и пришли к осознанию того, что собственное управление транспортной логистикой малоэффективно и накладно, а заказ транспорта у провайдера существенно дешевле? Выход – в том же аутсорсинге, то есть в передаче собственного парка компании-производителя в управление профессионального логистического оператора с правом последующего выкупа этого парка последним либо без него.

Как это выглядит на практике? Рассмотрим на примерах практической деятельности компании «Лига Транс» выгоду от передачи в аутсорсинг как небольшого, так и крупного автопарков и аргументируем этот выбор с помощью цифр и фактов.

 

Итак, малый парк…

Клиент – крупнейший международный производитель и дистрибьютор спортивных товаров, располагающий небольшим (4 единицы) парком малотоннажных (грузоподъёмность до 3 т) автомобилей иностранного производства, введённых в эксплуатацию в 2002-2003 годах. Отличительная особенность этого парка в том, что он используется только для перевозок товаров клиента со склада дистрибьюторам в Москве и Московской области. Закупочная стоимость парка – USD 108 234, хотя на момент передачи в аутсорсинг остаточная стоимость составила USD 54 108 (парк был амортизирован на 46 %).

В таблице 1 представлены основные показатели и статьи расходов в расчёте на один календарный год (ежемесячные постоянные и переменные издержки на содержание парка суммировались) при управлении клиентом самостоятельно и при передаче подвижного состава в аутсорсинг логистическому провайдеру. Незначительные расходы (офисные административные расходы, парковка автомобилей и т. д.), в сумме составляющие менее 1 %, в таблицу не включены.

 

Таблица 1.

Индикатор/статья расходов

Собственное управление

Аутсорсинг

Экономия, %

Парк, автомобилей (малотоннажные до 3 т)

4

4

0

Техобслуживание и ремонт, $

$ 11 155

$ 7 000

-37

Топливо и ГСМ, $

$ 20 135

$ 18 122

-10

Соотношение расходов на ремонт к топливу, %

55 %

39 %

-

ОСАГО

$ 643

$ 643

0

КАСКО

$ 6 569

0

-100

Техосмотр

$ 540

$ 540

0

Штат водителей, человек

6

4

-33

Зарплата + налоги

$ 49 896

$ 33 264

-33

ВСЕГО РАСХОДЫ

$ 88 945

$ 59 573

-33

 

Как видно из таблицы, аутсорсер сравнительно быстро добился общей экономии в размере 33 %. Каким образом сформировался этот показатель? Во-первых, более устойчивые, чем у клиента, связи с подрядными организациями, системность в подходе к издержкам на техобслуживание и ремонт, а также отсутствие финансовых махинаций со стороны ответственных сотрудников – всё это позволило на 37 % снизить расходы на техническое содержание машин. Второй фактор экономии – 10-процентное снижение затрат на топливо и ГСМ (половина этого успеха – покупка топлива по более низкой оптовой цене; вторая половина экономии – контроль за недобросовестным поведением водителей, которые завышали пробег автомобилей по путевым листам). Передав свой автопарк аутсорсеру, владелец машин отказался от страхования машин от угона и ущерба (КАСКО), ведь стоимость этой страховки немалая, а вероятность наступления серьёзных страховых случаев невысока. И, наконец, четвёртый фактор экономии – сокращение на треть штата водителей за счёт более профессиональной организации и планирования их труда.

 

Больше парк – выше экономия

Теперь рассмотрим случай, когда клиентом аутсорсера стал крупнейший международный производитель акцизной продукции, имеющий в Москве свою фабрику. В составе парка было 62 автомобиля иностранного производства (приобретены в 2000-2001 гг.) грузоподъёмностью до 20 т, обслуживавших до 80 % дистрибьюции продукции фабрики в Московском регионе и 30 % по регионам РФ. Руководство компании клиента решило передать весь парк в управление одному аутсорсеру при условии общей экономии издержек в год не менее 15 %. В результате анализа провайдеру удалось выявить значительные неоправданные расходы и найти возможность существенного снижения издержек по ряду статей (см. таблицу 2).

 

Таблица 2.

Индикатор/статья расходов

Собственное управление

Аутсорсинг

Экономия, $

Экономия, %

Парк, автомобилей (малотоннажные до 3 т)

62

62

0

0

Техобслуживание, ремонт, ГИБДД, $

$ 680 000

$ 385 000

$ 295 000

-43

Топливо и ГСМ, $

$ 690 908

$ 552 726

$ 138 182

-20

Соотношение расходов на ремонт к топливу

98 %

70 %

-

 

ОСАГО

$ 22 359

$ 22 359

0

0

КАСКО

$ 154 749

0

$ 154 749

-100

Парковка

$ 93 792

$ 72 792

$ 21 000

-22

Мойка

$ 78 749

$ 78 749

0

0

Разрешительная документация

$ 16 000

$ 16 000

0

0

Аренда офиса

$ 34 867

$ 34 867

0

0

Штат водителей, человек

184

120

0

-35

Зарплата

$ 2 142 139

$ 1 397 047

$ 745 092

-35

Налоги

$ 559 074

$ 364 614

$ 194 461

-35

ДМС

$ 31 320

$ 31 320

0

0

ВСЕГО

$ 4 503 957

$ 2 955 474

$ 1 548 483

-34

 

Вот каким образом формировалась экономия средств в этом случае.

1. Техобслуживание, ремонт, расходы на ГИБДД (техосмотр и т. д.) – сотрудники клиента управляли этими статьями расходов крайне неэффективно, и практически по всем этим видам затрат аутсорсеру удалось добиться их значительного снижения, начиная от сроков замены шин и их закупочной цены и заканчивая стоимостью прохождения технического осмотра. Помимо непрофессиональных действий со стороны некоторых сотрудников клиента, отвечающих за эти статьи расходов, были широко распространены приписки и нецелевое использование средств.

2. Топливо и ГСМ. В отличие от малого парка, где аутсорсеру удалось снизить расходы на 10 %, при управлении большим парком экономия составила уже 20 %. Это не удивительно: больше парк – больше возможностей для оптимизации.

3. Отказ от страхования КАСКО – аналогично малому парку.

4. Парковка. Расходы клиента на стоянку одного автомобиля составляли 120 руб. в день, расходы аутсорсера – 92 руб. в день. Заметим, что экономия парковочных мест достигалась за счёт того, что у аутсорсера в транзите, как правило, находится несколько больший объём парка.

5. Оптимизируя зарплату, которая в структуре общего снижения издержек занимает половину, удалось достичь огромной экономии. Как и в случае с малым парком, треть водителей находятся не за рулём, а в ожидании рейса; другими словами, у водителей клиента было очень большое количество «нерабочих» дней.

6. Экономия по налогам точно кореллирует с экономией по количеству водителей. Следует учесть, что как клиент, так и аутсорсер соблюдают все нормативные государственные законы и правила и выплачивают так называемую белую зарплату.

 

Точки потенциальной экономии

Как видим, в обоих случаях экономическая эффективность от передачи собственных автопарков в управление провайдеру составили более 30 %. Такого значительного снижения издержек удалось достичь за счёт сокращения следующих общих статей расходов.

Во-первых, в полтора раза было сокращено штатное количество водителей. Как показывает практика, любая профессиональная логистическая компания начинает поиск потенциальных резервов именно с этого критерия, и ведь почти всегда находит «лишних людей»: если в идеале на один автомобиль должно приходиться 1-1,5 водителя, то когда клиент сам управляет автопарком, у него, как правило, число штатных водителей превышает два человека на автомашину.

Насколько оправдан такой шаг и за счёт чего в таком случае аутсорсер сохраняет, а то и повышает производительность автопарка? В первую очередь, за счёт профессиональной организации и планирования труда водителей. Обычно уровень менеджмента в области транспорта, опыт управления водителями у аутсорсера значительно выше, чем у клиента, ведь планированием, организацией, мотивацией и контролем штата водителей занимается профессионально подготовленный флит-менеджер (от англ. fleet – флот, парк транспортных средств). А вот у клиента (особенно в случае с малыми парками) водителями управляет, как правило, менеджер по транспорту/закупкам/логистике, который обременён массой функциональных задач и поэтому далеко не всегда может уделять должного внимания управлению водителями.

Ещё один довод за пересмотр штатного расписания – рациональное использование трудового ресурса. Помимо автомобилей, за которыми они закреплены в парке клиента, водители могут использоваться провайдером для работы на другом подвижном составе компании, в том числе и для других клиентов и по другим проектам. Не удивительно, что при более полной загрузке у водителей резко снижается число нерабочих дней, сокращаются их «простои», а нахождение не за рулём сведено к нулю.

Второй важный фактор оптимизации общих издержек – снижение почти на 20 % расходов на топливо и ГСМ. Эта экономия образуется за счёт двух основных моментов. Первый: в структуре затрат на топливо у клиента до 10 % составляют разного рода хищения и приписки со стороны сотрудников (например, завышение пробега по путевым листам). Системный контроль у клиента обычно отсутствует, ведь брать в штат отдельного менеджера для этой цели (особенно для парка из нескольких машин) у нас до сих пор считается нерационально. А вот у аутсорсера наоборот – у него, как правило, кроме переданного в аутсорсинг парка клиента есть ещё и свой подвижной состав, и в этом случае система контроля поставлена очень хорошо. Среди методов, применяемых для анализа и контроля, – выборочный аудит машины (проверка пробега по счётчику и количества топлива в баке), контроль за местонахождением автомобиля посредством мобильной связи, (таким образом определяется отклонение водителя от маршрута) и т. д. Не будем забывать и о том, что практически всегда транспортная компания, профессионально исследующая рынок топлива и имеющая договорные отношения с сетью дистрибьюторов ГСМ, приобретает топливо, как минимум, на 5 % дешевле, чем это делает клиент, – это и есть второй важный момент сокращения расходов на ГСМ.

Что касается сокращения расходов на техническое обслуживание и ремонт (третий важнейший фактор экономии), то, как известно, идеальное соотношение расходов на ремонт к расходам на топливо – один к трём. При значительных отклонениях от этого показателя следует искать причины и необоснованные издержки в той или иной статье расходов. В любом случае, ремонт должен быть плановым, организованным и привязанным к пробегу подвижного состава. При соотношении ремонт/расход топлива свыше 50 % необходимо срочно предпринимать комплекс мер по оптимизации. Аутсорсер достигает экономии расходов на техобслуживание и ремонт за счёт перевода парка клиента на обслуживание ремонтной организацией, с которой логистический провайдер имеет долгосрочный контракт и опыт позитивного сотрудничества, а также путём целевых оптовых закупок запасных частей и оборудования по минимальной цене, чего клиент, как правило, не способен добиться. При такой постановке дела полностью исключаются финансовые махинации со стороны ответственных за ремонт и техобслуживание сотрудников, обеспечиваются постоянный контроль за их работой.

Также нельзя забывать и о такой важной статье снижения транспортных издержек, как отказ от страхования от ущерба и угона (КАСКО). Корпоративные правила крупных западных производителей предписывают априорное страхование от ущерба и угона всего автопарка, стоящего на балансе компании, – как легкового, так и грузового. При этом, в силу высокой стоимости грузовых автомобилей и значительных страховых премий (до 10 % от цены новой машины в год) затраты на КАСКО очень и очень существенны. Между тем статистика показывает, что при незначительных ДТП с участием грузового и легкового транспорта (а такие аварии происходят чаще) гораздо больший ущерб причиняется легковым автомобилям. Но в случае вины водителя грузового автомобиля применяется страховка ОСАГО. Ущерб, причинённый грузовой машине, как правило, незначителен, и в любом случае, руководство логистической компании найдёт способы взыскать затраты на ремонт со своего виновного штатного водителя. Вероятность же наступления тяжёлого ДТП с полным или частичным выходом из строя даже одного грузового автомобиля, а также криминальных случаев (угон и т. п.) и, соответственно, серьёзных расходов гораздо ниже общей стоимости КАСКО применительно ко всему парку. Таким образом, руководство логистического провайдера обычно не страхует парк от угона ущерба, принимая риски на себя.

Как видим, крупному производителю, владеющему собственным парком автомобилей, в любом случае всегда выгодно передать его в управление профессиональной логистической компании, добившись благодаря этому снижения издержек на транспорт до 30 % и даже более.